Documentación en la Contabilidad, Auditoría y Revisoria Fiscal.
Les comparto este articulo de importancia en el trabajo diario de los Contadores, Auditores y Revisores Fiscales.
"La documentación es su aliado para impuestos y otros servicios
Por Deborah K. Rood
01 de julio 2015
Era el momento de la planificación fiscal de fin de año con un bufete de abogados de efectivo base éxito que estaba teniendo un año excepcionalmente bueno. Desde bonos no serían pagados hasta marzo, se esperaba que la picadura de impuestos para ser significativo. El socio de la firma de CPA y la firma de abogados CFO discuten el monto del impuesto que sería debida, y el CFO preguntaron si el cambio a la base contable de acumulación sería diferir el impuesto. La pareja señaló que, por lo general, esto aceleró impuestos sobre la renta y afines, pero un cálculo podría completarse para determinar el impacto preciso.
El gerente de impuestos realizó el cálculo y determinó que la aplicación del método de lo devengado, en lugar del método de efectivo, reduce la renta imponible de la firma de abogados de ese año, a pesar del cambio de método contable. El CPA y el CFO discutieron el análisis en profundidad, y el CFO elegidos para cambiar al criterio de lo devengado. Varios años más tarde, el director financiero se retiró, y un nuevo director financiero fue contratado.
Después de revisar las declaraciones de impuestos de años anteriores, el nuevo director de finanzas afirmó la firma CPA aconsejó incorrectamente el bufete de abogados para cambiar al método de lo devengado. Aunque la firma de abogados ahorró dinero en el año del cambio, varios cientos de miles de dólares de impuesto adicional se pagó en los años siguientes, en gran parte debido a los beneficios marginales. El nuevo CFO alegó que el CPA debería haber analizado el impacto fiscal del cambio método de contabilidad en ambos años y altamente marginalmente rentables para entender su efecto global. La demanda contra la firma de CPA buscó la recuperación de los costos de la firma ley para pedir prestado dinero a altas tasas de interés a pagar el impuesto adicional.
Descubrimiento reveló que el CPA, que ahora estaba desactivado de forma permanente debido a la demencia, los cálculos y discusiones inadecuadamente documentados relacionados con el cambio de método contable. Además, el administrador de impuestos había dejado la empresa y no pudo ser localizado.
Con nadie disponible para testificar en relación conversaciones con el director financiero previo y documentación inadecuada para apoyar el cambio de método contable, el caso fue resuelto.
Este escenario ficticio ilustra cómo la documentación representa una recomendación clave de gestión de riesgos para todos los servicios prestados por empresas de la CPA, incluyendo impuestos. De hecho, la importancia de la debida documentación se refleja tanto en las declaraciones del AICPA sobre Normas para Servicios de Impuestos (SSTSs) y la Circular del Tesoro 230, Reglamento de Práctica de Gobierno ante el Servicio de Impuestos Internos (31 CFR Parte 10). Esta columna describe los requisitos de ambos, otras recomendaciones, y cómo discusiones cliente puede quedar debidamente documentado.
ORIENTACIÓN PROFESIONAL DE LA AICPA Y IRS
SSTS No. 7, Forma y contenido de Asesoramiento a los contribuyentes , se ocupa de las responsabilidades de la CPA para comunicarse asesoramiento fiscal a los clientes. En gran medida, SSTS Nº 7 pide al CPA de ejercer un juicio en la documentación de consejo. El apartado 6 establece que "las comunicaciones escritas se recomiendan en importancia, valor, inusual sustancial dólar, o transacciones complicadas." Párrafo 7 proporciona ejemplos de varias consideraciones (véase "SSTS No. 7, párrafo 7").
Circular 230, Sección 10.37, Requisitos de Asesoramiento Escrito , requiere el profesional para considerar todos los hechos y supuestos relevantes y aplicar la ley y las autoridades (ver "Circular 230, Sección 10.37, Requisitos de Asesoramiento Escrito ").
OTRAS RECOMENDACIONES DE GESTIÓN DE RIESGOS
230 y SSTS Circular No. 7 son herramientas valiosas para la producción de un memorando impuesto formal por escrito. La siguiente información también se debe considerar:
- Sofisticación del cliente con respecto a asuntos fiscales y contables;
- Recomendaciones y alternativas, si los hubiere;
- Una advertencia de que la firma de CPA no es responsable de actualizar el consejo si los cambios de orientación; y
- La responsabilidad de la aplicación recae en el cliente, no el CPA.
Por otra parte, aunque la circular 230 se aplica únicamente a la asesoría fiscal federal, este proceso es beneficioso para todo el asesoramiento, incluido el asesoramiento en relación con el estado, locales y asuntos internacionales o incluso asuntos tributarios.
OTRA DOCUMENTACIÓN ESCRITA
Aunque el abogado defensor preferiría un memorando de impuestos escrita por cualquier consejo, los profesionales se dan cuenta de este protocolo puede no ser práctico y deben utilizar su criterio profesional para determinar el grado de la documentación requerida. Si se lleva a cabo una investigación exhaustiva, un memorando impuesto formal por escrito debe ser producido. Sin embargo, para los menos discusiones formales, una nota al archivo puede ser suficiente, sobre todo para el consejo general. Correspondencia con el cliente es generalmente beneficioso y especialmente importante con respecto a la confirmación de asesoramiento específico del cliente.
Documentación para las discusiones de los clientes, independientemente de su formato, debe incluir:
- Participantes de discusión;
- Fecha, hora y lugar de la discusión;
- Información provista;
- Retroalimentación de los clientes;
- CPA respuesta a los comentarios de los clientes;
- El trabajo adicional / investigación a realizar, en su caso; y
- Conclusiones, si los hubiere.
APLICACIÓN AL ESCENARIO DE RECLAMO
En el ejemplo, el director financiero y el CPA presumiblemente tuvieron varias discusiones con respecto a la planificación de fin de año antes de la discusión acerca de la conversión de efectivo base a lo devengado. Para confirmar y documentar esas comunicaciones, el socio del trabajo debería haber resumido cada uno en un correo electrónico al cliente, incluyendo los próximos pasos y la información adicional necesaria para continuar el análisis.
La aplicación de la sentencia requerida por SSTS Nº 7, el CPA debería haberse dado cuenta de que la permanencia y la importancia del cambio, la complejidad del cálculo, y la falta del CFO de la experiencia con los cambios en el método de contabilidad GARANTÍA de documentación escrita. El CPA debería haber revisado estos asuntos, así como los pros y los contras de realizar el cambio, con el CFO. Por otra parte, estas discusiones deberían haber sido seguido por discusiones correspondencia resumiendo, las decisiones de los clientes, y las razones de las decisiones.
NO SOLO PARA UN CONSEJO DE IMPUESTOS
Proporcionar asesoramiento se espera de todos los contadores públicos. Mientras que esta columna se centra en los requisitos para los profesionales de impuestos, todos los profesionales pueden beneficiarse de la documentación de sus consejos, de conformidad con la Circular 230, el SSTSs, y las otras recomendaciones proporcionadas.
Si bien no hay reglas duras y rápida, se prefiere la documentación más completa para ayudar a mitigar la exposición de responsabilidad profesional.
Documentación no sólo ayuda en la defensa de una reclamación de responsabilidad profesional, sino que también ayuda CPAs con la recolección de cuotas y ayudar a los clientes a comprender el asesoramiento y las recomendaciones del CPA.
SSTS Nº 7, párrafo 7
Al decidir sobre la forma de asesoramiento prestado a un contribuyente, un miembro debe ejercer juicio profesional y debe tener en cuenta factores tales como los siguientes:
- La importancia de la transacción y los importes involucrados
- La naturaleza específica o general de la investigación del contribuyente
- El tiempo disponible para la elaboración y presentación de los consejos
- La complejidad técnica involucrada
- La existencia de las autoridades y los precedentes
- La sofisticación de impuestos del contribuyente
- La necesidad de buscar otro tipo de asesoramiento profesional
- El tipo de transacción y si está sujeta a la presentación de informes elevado o los requisitos de divulgación
- La pena y las consecuencias potenciales de la posición de la declaración de impuestos para los que se presta el asesoramiento
- Si las sanciones aplicables potenciales se pueden evitar mediante la divulgación
- Si el miembro tiene la intención de que el contribuyente se basan en el asesoramiento para evitar posibles sanciones
(A) (2) El practicante debe-
- Base de la opinión por escrito en supuestos fácticos y jurídicos razonables (incluidos los supuestos en cuanto a eventos futuros);
- Considerar razonablemente todos los hechos y circunstancias que el médico sabe o debería saber pertinentes;
- Utilice los esfuerzos razonables para identificar y determinar los hechos relevantes para el asesoramiento por escrito en cada asunto de impuestos federales;
- No confiar en las representaciones, declaraciones, conclusiones o acuerdos (incluyendo proyecciones, previsiones financieras, o las evaluaciones) del contribuyente o de cualquier otra persona si la dependencia de ellos sería razonable;
- Relacionar la ley y las autoridades aplicable a los hechos; y
- No, en la evaluación de una cuestión de impuestos federales, tener en cuenta la posibilidad de que una declaración de impuestos no va a ser auditado o que un asunto no se planteó en la auditoría.
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